Tips komunikasi yang produktif

Empat Prinsip Dasar Komunikasi Produktif

 Keterampilan komunikasi efektif merupakan elemen yang harus dijiwai setiap pelaku bisnis dan kaum profesional. Berikut empat prinsip dasar menjadi komunikator produktif.

Yodhia Antariksa, S.E, M.Sc CEO PT. Manajemen Kinerja Utama, firma konsultan corporate performance management – e-mail: antariksa@explorerHR.org

Komunikasi, saya kira, demikian esensial dalam roda kehidupan profesional kita. Kita menyaksikan begitu banyak proyek atau program perusahaan macet di tengah jalan hanya gara-gara diskomunikasi para anggotanya.

Sebaliknya, kita juga menyaksikan sebuah arena lingkungan kantor yang berjalan indah lantaran di dalamnya terbangun proses komunikasi elegan nan produktif. Sejatinya, keterampilan komunikasi efektif merupakan elemen yang patut dijiwai setiap pelaku bisnis dan kaum profesional – entah mereka manajer, staf pelaksana atau para business owner.

Berikut ini kita telisik empat prinsip dasar yang mesti kita ingat manakala ingin menjadi komunikator yang produktif.

Prinsip pertama: fokus pada solusi, bukan pada masalah

Ketika kita berinteraksi di kantor, acap kita menyaksikan orang sibuk berbicara mencari kambing hitam, menyalahkan pihak lain, dan melulu berfokus pada masalah. Bagian produksi menyalahkan orang marketing.Bagian marketing menyalahkan orang finance. Dan bagian HRD menjadi tempat tumpahan kekesalan semua departemen – wah capek deh.

Komunikasi kita akan jauh lebih produktif jika kita fokus pada solusi. Misal, jika kita menemui hambatan dalam salah satu program kerja di kantor, kita mesti segera berdiskusi mencari jalan keluar untuk mengatasi hambatan. Otak mesti kita gedor untuk segera bicara mengenai solusi, dan menutup pintu bagi munculnya kata-kata yang menyalahkan pihak lain.

Mencari-cari kesalahan dan meyalahkan pihak lain memang mudah. Secara intuitif, orang menyukainya! Namun ini hanya buang waktu. Inilah mengapa kinerja perusahaan macet di tengah jalan. Lipatlah kebiasaan ini dan simpan rapat-rapat dalam laci. Kelak, jika Anda menemui rintangan, munculkan sikap fokus dan solusi.

Prinsip kedua: ganti kata-kata “tidak bisa” menjadi “bisa”

Contoh sederhana: “Pak, kita tidak bisa menyelesaikan proyek ini tanpa dukungan tim logistik yang andal.” Kalimat ini akan menjadi lebih produktif dan meletupkan optimisme jika kita ganti menjadi: “Pak, kita bisa menyelesaikan proyek ini dengan dukungan yang bagus dari tim logistik,” Atau contoh simpel lain: “Nak, kamu tidak akan naik kelas jika tidak belajar tekun.” Kalimat ini akan menjadi lebih elegan kalau kita ubah menjadi: “Nak, kamu pasti akan naik kelas jika rajin belajar.”

Para pakar psikologi bilang, semakin banyak kata “tidak” dan kata negatif lain yang kita ucapkan, secara tidak sadar akan mendorong perilaku kita ke arah negatif (tidak bisa, tidak mampu, dan seterusnya). Sebaliknya, dengan framing kalimat positif, dan ini dilakukan secara repititif, akan membuat perilaku kita lebih optimis dan kian produktif.

Itulah mengapa ada nasihat yang mengharapkan setiap kosa kata yang mengandung makna negatif (misal: tidak bisa, gagal, tidak mampu, tidak berpengalaman, tidak kompeten, dan lain-lain) sebaiknya dienyahkan dari perbendaharaan komunikasi kita sehari-hari.

Prinsip ketiga: katakan apa yang Anda inginkan, bukan apa yang tidak Anda inginkan

Prinsip ini mirip dengan prinsip kedua. Yakni mengajarkan kepada kita untuk selalu membuat frame kalimat positif ketika menyampaikan pesan. Misal, daripada mengatakan: “Mas, kalau nyetir mobil jangan ngebut”, lebih baik: “Mas, nyetir mobilnya hati-hati, ya.” Contoh lain: “Kalau bikin laporan, jangan ceroboh dan banyak bikin kesalahan.” Mengapa tidak kita ganti dengan: “Kalau bikin laporan, tolong konsentrasi penuh agar semua data tersaji akurat.”

Prinsip keempat: fokus ke depan, bukan ke masa lalu

Di lingkungan pergaulan kantor, kita acap mendengar kalimat: “Nah, apa gue bilang kan …” Atau kalimat seperti ini: “Nah, bener kan apa yang gue sampaikan …” OK, kalimat-kalimat seperti itu memang membuat yang ngomong merasa “hebat”. But, so what? Jadi, daripada fokus pada masa lalu, sebaiknya kita ucapkan: “OK, kita ambil hikmahnya. Mulai sekarang dan ke depan, kita harus lebih …” Kalimat ini akan membuat mitra bicara kita mendapat respek. Juga akan membuat kita bisa fokus pada solusi, dan maju ke masa depan yang lebih baik.

Demikianlah empat prinsip dasar komunikasi efektif. Semuanya, sejatinya simpel, sederhana dan praktikal. Namun acap kita lupa mempraktekkan dan mengabaikannya. Tak ada salahnya jika poin-poin kunci tulisan ini Anda print, lalu tempelkan dekat meja kerja Anda. Siapa tahu Anda menjadi insan lebih produktif dalam membangun komunikasi. (PM)

Pull-Quote:

#1: “Otak mesti kita gedor agar segera bicara solusi, dan tutup pintu bagi munculnya kata-kata menyalahkan pihak lain.

# 2: “Katakan dalam frame kalimat positif, secara repititif, agar kita lebih optimis dan produktif.”

# 3: “Buatlah selalu frame kalimat positif ketika menyampaikan pesan.”

# 4: “Daripada fokus pada masa lalu, ucapkan yang fokus ke masa depan.

pengusahamuslim.com